HƯỚNG DẪN KIỂM TRA HIỆU LỰC CHỮ KÝ SỐ TRÊN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Cải cách hành chính - Chuyển đổi số

29/09/2025

I. MỤC ĐÍCH HƯỚNG DẪN

Hỗ trợ người dân, doanh nghiệp sử dụng dễ dàng, nhanh chóng xác minh tính hợp lệ của các văn bản điện tử đã được ký số (PDF, XML).

Giúp kiểm tra chữ ký số, chứng thư chữ ký số của văn bản, đồng thời đảm bảo rằng chữ ký số trên tài liệu vẫn còn giá trị pháp lý, không bị can thiệp hoặc chỉnh sửa sau khi ký số.

II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KIỂM TRA

1. Truy cập công cụ kiểm tra chữ ký số:

Truy cập vào website https://neac.gov.vn/vi

2. Tải lên văn bản điện tử cần kiểm tra:

- Chuẩn bị văn bản điện tử đã được ký số.

- Chọn mục “Chọn tệp tải lên” và tải văn bản điện tử lên công cụ kiểm tra.

Hình 1. Chọn tệp tải lên

3. Thực hiện kiểm tra:

Nhấn nút “Kiểm tra văn bản” trên giao diện. Hệ thống sẽ tự động tiến hành các bước kiểm tra văn bản điện tử.

Hình 2. Chọn “Kiểm tra văn bản sau khi đã chọn tệp tải lên”

4. Nhận kết quả kiểm tra:

Sau khi quá trình kiểm tra hoàn tất, hệ thống sẽ trả về kết quả về tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản.

Hình 3. Kết quả nội dung kiểm tra văn bản được trang

III. CÁCH ĐỌC KẾT QUẢ KIỂM TRA

Kết quả kiểm tra chữ ký số trên website giúp người dùng xác minh các thông tin quan trọng sau:

1. Thông tin về đơn vị cấp chứng thư chữ ký số:

- Cấp bởi: Xác nhận thông tin về đơn vị/tổ chức cung cấp chứng thư chữ ký số.

- Ký bởi: Xác nhận thông tin về cá nhân/đơn vị/tổ chức thực hiện ký số lên văn bản điện tử.

2. Thông tin về tài liệu đã ký số:

- Tình trạng tài liệu: Kiểm tra xem tài liệu đã bị thay đổi hay không sau khi được ký (ví dụ: "Tài liệu đã ký: Bị thay đổi").

- Chữ ký: Xác nhận tính hợp lệ của chữ ký số (ví dụ: "Chữ ký: Không hợp lệ").

- Lý do không hợp lệ: Nếu chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ chỉ ra lý do, ví dụ: "Chứng thư chữ ký số của người ký số tại thời điểm ký không có hiệu lực".

3. Thông tin về thời gian ký:

- Thời gian ký: Xác nhận chính xác thời điểm chữ ký số được áp dụng lên tài liệu (ví dụ: "Thời gian ký: Ngày 09 tháng 08 năm 2024, 13:29:46").

- Dấu thời gian: Kiểm tra sự tồn tại của dấu thời gian. Dấu thời gian giúp xác minh tính hợp lệ của chữ ký về mặt thời gian, nó cho biết thời điểm chính xác khi chữ ký số được tạo ra.

4. Thông tin về tính hợp lệ của chứng thư chữ ký số:

- OCSP (Online Certificate Status Protocol): Kiểm tra trạng thái thu hồi chứng thư chữ ký số theo giao thức OCSP. Nếu chứng thư chữ ký số chưa bị thu hồi, kết quả sẽ chỉ ra trạng thái "Chứng thư chữ ký số chưa bị thu hồi" và cung cấp đường dẫn tới dịch vụ OCSP

- CRL (Certificate Revocation List): Kiểm tra trạng thái thu hồi của chứng thư chữ ký số trong danh sách thu hồi chứng thư số (CRL). Nếu chứng thư chữ ký số chưa bị thu hồi, kết quả sẽ thông báo "Chứng thư chữ ký số chưa bị thu hồi" và cung cấp liên kết tới danh sách CRL.

5. Cách kiểm tra thủ công thông tin về tính hợp lệ chứng thư chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Hiện tại tính năng kiểm tra văn bản ký số có kiểm tra tính hợp lệ chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (ví dụ tại hình 10), trong trường hợp người sử dụng cần kiểm tra thủ công cần thực hiện như sau:

Đối với văn bản ký số định dạng PDF, mở văn bản ký số bằng công cụ Adobe Acrobat Reader.

Hình 4. Từ giao diện phần mềm chọn “Signature Panel”, chọn chữ ký cần kiểm tra, tiếp tục chọn “Show Signature Properties”

Hình 5. Chọn “Show Signer’s Certificate” để xem thông tin chứng thư chữ ký số

Hình 6. Thông tin quan trọng trên chứng thư chữ ký số

Tại mục “Details” của Chứng thư chữ ký số sẽ có các trường thông tin quan trọng sau:

(1) Hiển thị thông tin chi tiết mục đang chọn ở “Certificate data”

(2) Gồm các thông tin:

- Issuer: Tên của CA cấp chứng thư chữ ký số

- Subject: Thông tin thuê bao được cấp chứng thư chữ ký số

- Serial number: Số hiệu chứng thư chữ ký số (là dãy ký tự được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cung cấp).

- Validity starts: Thời điểm bắt đầu có hiệu lực của chứng thư chữ ký số

- Validity ends: Thời điểm hết hiệu lực của chứng thư chữ ký số

(3) Kiểm tra chứng thư chữ ký số có phải được cấp từ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia (Vietnam National Root CA).

Chứng thư chữ ký số hợp lệ và có giá trị pháp lý khi chứng thư chữ ký số được cấp từ Vietnam National Root CA -> Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng -> Thuê bao

Hình 7. Thông tin về “Serial number” trong chứng thư chữ ký số của nhà cung cấp dịch vụ trên phần mềm Adobe Acrobat Reader

Tiếp tục đối chiếu với “Serial number” trên chứng thư chữ ký số của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được công bố trên trang https://rootca.gov.vn.

Hình 8. Tải xuống chứng thư chữ ký số phục vụ việc đối chiếu.

Mở chứng thư chữ ký số vừa tải về, tại mục Details, so sánh Serial number với Serial number đã có tại hình 7.

Hình 9. Chứng thư chữ ký số của tổ chứng cung cấp dịch vụ được tải về từ website https://rootca.gov.vn

Nếu cả 2 “Serial numeber” trùng nhau đồng thời chứng thư chữ ký số tại thời điểm kiểm tra còn hiệu lực và chưa bị thu hồi thì chứng thư chữ ký số đó được coi là hợp lệ. Các trường hợp Serial number của chứng thư chữ ký số của RootCA và các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng không nằm trong website công bố RootCA thì chứng thư chữ ký số đó không hợp lệ.

Hình 10. Ví dụ Chứng thư chữ ký số không hợp lệ.

IV. LỖI THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH XỬ LÝ

1. Lỗi liên quan đến các thuộc tính của chữ ký số:

Ví dụ: thuộc tính không được khai báo trong văn bản bản điện tử hoặc không đúng định dạng một cấu trúc ASN.1 CMS (Cryptographic Message Syntax):

Cách xử lý: Sử dụng phần mềm ký số đáp ứng Thông tư số 15/2025/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ ngày 15/8/2025 Quy định yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số và Cổng kết nối dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

2. Lỗi liên quan đến hệ thống bị quá tải

Hiện tại trang web cung cấp công cụ kiểm tra văn bản ký số đang cung cấp cho toàn bộ người dân, doanh nghiệp sử dụng dẫn đến sẽ có thời điểm hệ thống bị quá tải và gặp thông báo sau: