Hơn 4,6 triệu trường hợp hộ tịch đã được số hóa, nhiều giấy tờ người dân không còn phải xuất trình khi giải quyết thủ tục hành chính là những kết quả nổi bật của ngành tư pháp Hải Phòng.
Người dân đến thực hiện các thủ tục hộ tịch tại phường Nam Đồ Sơn. Ảnh: HẢI VÂN
Dữ liệu được làm sạch
Một trong những kết quả rõ nét trong thực hiện chuyển đổi số lĩnh vực hộ tịch tại Hải Phòng là khối lượng dữ liệu được số hóa và đưa vào khai thác ngày càng lớn. Theo Sở Tư pháp, đến nay, thành phố đã số hóa 4.616.276 trường hợp dữ liệu hộ tịch. Cùng với đó, công tác rà soát, xử lý dữ liệu sai lệch giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được triển khai trên diện rộng.
Cụ thể, đã rà soát, xử lý 26.529 dữ liệu kết hôn, đạt 100%; dữ liệu khai sinh đợt 1 là 20.805 trường hợp, đạt 100%. Riêng đợt 2, toàn thành phố rà soát, xử lý 213.382 dữ liệu khai sinh có sai lệch, đạt 100%.
Đằng sau những con số này là thay đổi trực tiếp trong giải quyết thủ tục hành chính. Trước đây, khi thực hiện một số thủ tục, người dân phải chuẩn bị, xuất trình nhiều loại giấy tờ để chứng minh thông tin nhân thân. Nay khi dữ liệu đã được kết nối và đủ điều kiện khai thác, cơ quan nhà nước có thể chủ động tra cứu.
Đơn cử, khi đăng ký kết hôn, cơ quan hộ tịch không yêu cầu công dân Việt Nam nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mà thực hiện tra cứu thông tin trên hệ thống thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Khi giải quyết thủ tục hành chính, cán bộ tiếp nhận cũng có thể khai thác thông tin nơi cư trú thay cho yêu cầu công dân xuất trình bản giấy.
Chị Nguyễn Thị Hạnh, ở phường An Biên cho biết: "Tôi vừa thực hiện đăng ký lại giấy khai sinh do làm mất trong quá trình dọn nhà. Thủ tục hiện nay thuận tiện hơn. Nhiều thông tin được khai thác trên môi trường điện tử nên tôi không phải chuẩn bị, nộp nhiều giấy tờ như trước. Người dân chúng tôi thấy rõ lợi ích khi dữ liệu được số hóa và kết nối trong giải quyết thủ tục hành chính".
Số hóa, chuẩn hóa, kết nối và khai thác dữ liệu hộ tịch; từng bước hoàn thiện cơ sở dữ liệu dùng chung, tái cấu trúc quy trình để giảm thủ tục hành chính và chi phí tuân thủ là phần việc được Sở Tư pháp xác định rõ trong triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị.
Mục tiêu không dừng ở việc đưa hồ sơ giấy lên môi trường số, mà phải để dữ liệu được khai thác, tái sử dụng hiệu quả.
Gỡ “nút thắt” kết nối
Đoàn Thanh niên phường Nam Đồ Sơn hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính. Ảnh: HẢI VÂN
Tuy nhiên, quá trình đưa dữ liệu vào vận hành thực tế cho thấy vẫn còn những điểm nghẽn, nút thắt. Câu chuyện dữ liệu tử vong là một ví dụ. Tại Hải Phòng, từ ngày 1/6 đến 31/8/2026, cơ quan y tế đã chia sẻ 12.249 trường hợp thông tin dữ liệu tử vong sang cơ quan tư pháp trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trên cơ sở dữ liệu được chia sẻ, phần lớn trường hợp đã được đăng ký khai tử hoặc công chức tư pháp - hộ tịch chủ động liên hệ, hướng dẫn thân nhân thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, khoảng 10% trường hợp vẫn đang tiếp tục được phối hợp xử lý. Điều này cho thấy điểm nghẽn khi dữ liệu có thể được chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác, nhưng để trở thành một kết quả hành chính hoàn chỉnh vẫn cần thêm bước xác minh, đối chiếu và xử lý từ con người.
Theo Sở Tư pháp, một số trường hợp không có căn cước công dân; người chết ở địa bàn khác; thông tin trong dữ liệu tử vong chưa đầy đủ; việc xác định chính xác người chết, nơi cư trú, thân nhân hoặc người có trách nhiệm đăng ký khai tử còn gặp khó khăn.
Đáng chú ý, dữ liệu tử vong hiện được cơ quan y tế tiếp nhận từ nhiều nguồn như cộng tác viên dân số, tổ trưởng tổ dân phố, thôn, khu dân cư... Sau đó, cán bộ y tế cập nhật lên hệ thống và chia sẻ cho cơ quan tư pháp. Việc thông tin đi qua nhiều khâu nhập liệu có thể dẫn tới trùng lặp hoặc sai khác, ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu đầu vào.
Sở Tư pháp tổ chức tập huấn các tình huống cụ thể trong công tác hộ tịch và chứng thực; kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức thi hành pháp luật tại UBND các xã, phường, đặc khu cho các đại biểu, công chức tư pháp cấp xã.
Đây cũng là vấn đề đặt ra đối với kho dữ liệu hộ tịch nói chung. Dữ liệu được hình thành qua nhiều thời kỳ, từ những phương thức ghi chép khác nhau nên còn trường hợp thiếu thông tin, sai lệch hoặc chưa thống nhất. Trong khi đó, kết nối giữa các hệ thống đôi lúc phát sinh lỗi hoặc chưa đồng bộ, khiến việc khai thác dữ liệu thay thế giấy tờ chưa phải lúc nào cũng thuận lợi.
Ông Phùng Xuân Thắng, Trưởng phòng Bổ trợ và Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp Hải Phòng, cho biết trong quá trình triển khai, ở xác định kết nối, chia sẻ dữ liệu phải đi cùng rà soát, chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu. Những vướng mắc từ cơ sở được tổng hợp, phân loại; vấn đề thuộc thẩm quyền được hướng dẫn, xử lý, những nội dung vượt thẩm quyền được báo cáo Bộ Tư pháp để có hướng dẫn thống nhất.
Từ đầu năm đến nay, Sở Tư pháp nhiều lần tổng hợp phản ánh của cấp xã liên quan lỗi hệ thống, kết nối và quy trình xử lý hồ sơ để đề nghị cơ quan chuyên môn của Bộ Tư pháp phối hợp tháo gỡ.
Như vậy, bài toán của chuyển đổi số hiện nay không đơn thuần là có dữ liệu, mà là dữ liệu phải đúng, đủ, sạch và có khả năng kết nối. Song, để hệ thống vận hành hiệu quả, công nghệ không phải yếu tố duy nhất. Nhân lực tư pháp - hộ tịch tại cơ sở cũng là một điểm nghẽn cần được tháo gỡ.
Hiện toàn thành phố có 306 công chức tư pháp tại 114 UBND cấp xã, trong đó 19 đơn vị chỉ bố trí 1 công chức tư pháp. Trong khi đó, khối lượng công việc rất lớn, với khoảng 200.000 việc hộ tịch và 2,3 triệu việc chứng thực mỗi năm. Công chức tư pháp còn phải đảm nhiệm nhiều lĩnh vực khác. Sở Tư pháp kiến nghị mỗi địa phương bố trí ít nhất hai công chức tư pháp để đáp ứng được nhiệm vụ chuyên môn, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số, cần xây dựng hệ thống dữ liệu sạch, sống, đầy đủ, chính xác.
HẢI VÂN